surat

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1       Surat

2.1.1    Pengertian Surat

Surat adalah merupakan alat atau sarana untuk mengambil pernyataan atau mengambil informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau organisasi. (Pratama, 1997:1)

Beberapa pengertian surat menurut para ahli adalah:

Menurut Suhanda Panji

“Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedutaan dalam organisasi kantor (1982 : 979 ) “.

Menurut Ahmad Mansyur

“Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang ditulis atau diketik, dengan menggunakan susunan kalimat dalam bahasa yang baik dan benar, dan biasanya berisi curahan hati / berita yang disampaikan dari jarak jauh oleh seseorang kepada orang lain (1986 : 11)”.

Menurut Ig Wursanto

Surat adalah suatu alat penyampaian informasi / keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan,dsb).secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. (1991 : 11)

Penulis menyimpulkan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian suatu informasi dari pihak kesatu kepada pihak lain yang berupa sebuah tulisan.

2.1.2 Fungsi Surat

Fungsi surat menurut Pratama dan Manurung ( 1997: 10) adalah surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampiakan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena itu, surat juga berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim.

Adapun fungsi-fungsi surat sebagai berikut:

1.        Alat bukti tertulis (Dokumen tertulis)

Surat memiliki funsi sebagai bukti tertulis, karena surat memiliki kekuatan hukum yang sah, sebab surat asli pasti memiliki bukti identitas yang jelas yaitu tanda tangan penanggung jawab surat dan atau cap (stempel) perusahaan.

2.        Alat untuk mengingat

Manusia merupakan makhluk yang masih memiliki kelemahan, salah satu kelemahannya adalah kemampuan otak manusia dalam mengingat hal-hal yang sudah lama dan jumlah yang besar. Sehingga dengan adanya surat, informasi yang ada didalamnya dapat tersimpan dan dapat dibaca dan diingat kembali.

3.        Pedoman untuk bertindak

Melalui surat seseorang dapat melakukan aktivitasnya sesuai dengan apa yang tercantum dalam isi surat.Dengan demikian surat dijadikan dasar seseoranng atau lembaga untuk melakukan suatu tindakan atau kegiatan.

4.        Duta / wakil organisasi

Dengan melalui surat, seseorang tidak perlu bertemu secara langsung dengan orang yang dituju.Penyampain informasi dapat diwakili dengan surat yang ditulisnya.Karena sebagai wakil penulis maka surat hendaknya ditulis dengan mempertimbangkan keindahan atau penampilan surat.

5.      Dokumen historis dari suatu kegiatan

Surat dapat dijadikan dokumen sejarah tentang masa lalu, karena informasi yang terdapat dalam surat merupakan rekaman kegiatan-kegiatan pada masa yang lalu.

6.      Keterangan keamanan

Dengan adanya surat, seseorangmelakukan sesuatu dengan rasa aman.

2.1.3 Pengolongan Surat Menurut Pemakaiannya

          Dilihat dari segi pemakaiaanya surat dapat dibedakan atas empat macam yaitu surat pribadi, surat pemerintah, surat niaga, dan surat sosial.

1.   Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi.Surat pribadi dapatdibedakan atas dua macam.

a.    Surat pribadi yang isinya bersifat prive, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat / keluarga.

b.    Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi.

c.                Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah

2.   Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli.Surat surat bisnis memakai bentuk variasi, namun tetap mengikuti ketentuan surat resmi.pemakaian bahasa dalam surat bisnis lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah.

3.   Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan, dan organisasi lainnya yang bersifat nonprofit.

2.1.4 Penggolongan Surat Menurut Banyaknya Sasaran Yang Dituju

Berdasarkan banyaknya sasaran tersebut surat dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

a.  Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu hal atau beeberapa orang/ organisasi (jumlahnya sedikit)

b.  Surat edaran dan surat pengumuman

Surat edaran dan surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.

2.1.5 Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

Surat dapat dibedakan atas tiga golongan yaitu:

1.    Surat penting

Surat penting adalah semua surat yang diterima atau yang masuk pada Sub bagian umum yang mengemukakan masalah – masalah pokok yang mempengaruhi langsung , berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

Contoh : Surat  Dinas, Surat Pernyataan, Surat Pemberitahuan.

2.    Surat rutin biasa

Surat rutin biasa adalah surat yang diterima atau yang masuk pada sub bagian umum yang tidak tergolong penting, bukan surat rahasia dan bukan surat pribadi. Surat –surat tersebut kegunaanya relative singkat dan tidak perlu disimpan terlalu lama.

Contoh : Surat Pengantar, Surat Undangan.

3.    Surat Rahasia

Surta rahasia adalah surat yang diterima atau yang masuk pada sub bagian umum di Bapusipda bandung yang harus disampaikan kepada pimpinan atau orang yang bersangkutan masih dalam keadan tertutup,sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat .surat rahasia tidak melaui pengagendaan karena sifatnya yang rahasia.

Contoh : Surat Permohonan.

2.1.6 Penggolongan Surat Menurut Urgensinya.

Menurut urgensinya surat dapat dibedakan menjadi surat biasa, surat segera atau ekspres, dan surat kilat.

a.  Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang diperlakkukan secara biasa, surat ini tidak diistimewakan dengan kata lain surat ini dapat digolongkan surat yang bisa ditunda penyelesaiannya.

b.  Surat Segera / Ekspres

Surat segera / ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaiannya dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat.Bila dikirim via pos, biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.

c.  Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lain, baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.

2.1.7 Tujuan Surat

Surat merupakan sarana komunikasi penting dalam menyelenggarakan administrasi perusahaan, sedangkan tujuan itu sendiri adalah :

1.    Sebagai Pemberitahuan.

2.    Sebagai Surat Perintah

3.    Sebagai Surat Susulan

4.    Sebagai Surat Peringatan atau Teguran

5.    Sebagai Surat Permohonan atau Permintaan.

6.    Sebagai Surat Panggilan.

7.    Sebagai Surat Pengantar.

8.    Untuk Mendapatkan Tanggapan dari Sipenerima Surat.

9.    Menyampaikan Informasi.

2.1.8 Syarat-Syarat Surat yang Baik

a.    Menggunakan media kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis.

b.    Menggunakan bentuk surat yang standar.

c.    Menggunakan bahasa Indonesia yang baku, tidak bersifat emotif/ berbunga-bunga.

d.   Menggunakan gaya bahasa yang lugas (concise) yaitu gaya bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele.

e.    Menggunakan bahasa yang jelas (clear) yaitu bahasa atau kalimat yang tidak menimbulkan penafsiran makna yang berbeda.

f.     Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat (cortious)

g.    Menyajikan fakta yang benar (correct) yaitu memberikan informasi yang sesuai dengan kenyataan.

h.    Menyajikan informasi yang lengkap (complete) yaitu tidak adanya informasi yang tertinggal atau terlupa.

i.      Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat-menyurat.

j.      Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

2.1.9    Bentuk-Bentuk Surat.

Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Bentuk surat yang baik akan menimbulkan kesan yang baik sipenerima surat, salah satu hal yang menentukan atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Adapun surat bentuknya, yaitu :

1.  Block style (Bentuk lurus)

Menurut bentuk ini bagian surat kecuali tanggal dan salam penutup dimulai dari pinggir kiri yang sama, tanggal dan dan salam penutup diketik sebelah kanan, pengetikan alinea sama seperti bentuk lurus penuh.

2.    Full block style (Bentuk lurus penuh)

Menurut bentuk ini semua bagiansurat diketik mulai margin kiri yang sama, setiap alinea baru mulai pada garis margin yang sama dengan jarak baris yang biasnya. Demikian pula kata penutup dan nama penanggung jawab surat diketik pada garis margin yang sama.

3.    Semi block style (Bentuk setengah lurus)

     Pada bentuk ini semua bagian surat kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus, setiap akhir alinea baru diketik sesudah lima spasi dari garis margin kiri.

4.    Indented style  (Bentuk lekuk)

Pada bentuk ini susunan alamat surat untuk baris pertama (nama perusahaan) dimulai pada garis margin surat, kemudian pada garis keduanya (nama jalan) dimulai setelah lima spasi sesudah margin kiri dan garis berikutmya (nama kota) dimulai sesudah sepuluh spasi dari garis margin kiri, selanjutnya pada isi surat setiap alinea baru dimulai sesudah lima spasi dari garis margin kiri.

5.    Official style (Bentuk resmi)

Pada bentuk ini alamat surat diketik pada sebelah kanan dan letaknya dibawah tanggal surat. Margin kiri ditulis dengan cara berurutan kebawah yaitu nomor surat, lampiran dan perihal. Setiap alinea baru pada isi surat dimulai lima spasi pada garis margin kiri, bentuk surat semacam ini banyak digunakan oleh instansi pemerintah.          

6.  Hangging paragraph style (Bentuk menggantung)

Pada bentuk ini alinea seperti block style, kemudian setiap baris kedua sampai terakhir dan tiap-tiap alinea diketik sesudah lima spasi dari garis margin kiri.

2.1.10 Bagian Surat

Bagian surat dan fungsinya dibagi beberapa bagian yaitu :

1.    Kop Surat

Fungsinya sebagai alat pengenal, sebagai alat pemberi informasi dan sebagai iklan pada kantor-kantor tertentu.

2.    Tanggal Surat

Fungsinya sebagai referensi, sebagai alat pemberi informaasi dan sebagai iklan

3.    Nomor Surat

     Fungsinya sebagai alat petunjuk bagi petugas filling, sebagai alat ukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode, sebagai unit asal surat, sebagai referensi dan sebagai lampiran

4. Lampiran

     Fungsinya sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

5.  Perihal

     Fungsinya sebagai bahan referensi, sebagai petunjuk tentang instansi dari surat secara keseluruhan dan sebagai petunjuk bagi petugas filling.

6.  Alamat Dalam

     Fungsinya sebagai petunjuk petugas filling, sebagai petunjuk keamanan surat yang harus disampaikan dan sebagai alamat luar apabila menggunakan amplop berjendela.

7.  SalamPembuka

Fungsinya sebagai tanda pembicaraan akan dimulai tidak digunakan dalam surat resmi.

8.  Isi Surat

     Fungsinya untuk uraikan materi pokok atau subjek-subjek lainnya.

9.  Salam Penutup

     Fungsinya tanda bahwa pembicaraan telah selesai, tidak digunakan dalam surat resmi.

10.    Nama Jabatan

Fungsinya sebagai identitas penanggung jawab, sebagai petunjuk bagi petugas fillilng

11.    Inisial

     Fungsinya sebagai kode nama (singkatan) pembuat konsep dan pengetik surat, ini digunakan untuk mempermudah pemeriksaan kembali apabila terjadi kesalahan.

12.    Tembusan

Fungsinya untuk digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui nisi surat tersebut.

2.2       Surat Masuk

2.2.1    Pengertian Surat Masuk

Menurut Warsanto

“Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan. Dapat pula diberikan pengertian bahwa surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan menggunakan buku pengirim (buku ekspedisi) (1983 : 10)”.

Berdasarkan definisi diatas surat masuk merupakan surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau instansi dalam waktu tiap hari kerja dan ditangani oleh seorang sekretaris.

2.3        Arsip

2.3.1    Pengertian Arsip

Menurut UU Nomor 7 tahun 1971 Arsip adalah :

a.         Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b.        Naskah – naskah yang dibuat dan diterimaoleh badan-badan swasta dan perorangan baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok

Menurut Keputusan Gubernur Kependudukan Darah Tingkat 1 Jawa Barat Nomor 35 tahun 1990 Arsip adalah :

a.         Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh satuan organisasi dalam lingkungan instansi baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok untuk pelaksanaan tugas.

b.        Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan oelaksanaan tugas.

Menurut Pendeta The Liang Gie Arsip adalah :

Kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyaisuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan agar dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Prajudi Admosudirdjo Arsip adalah :

Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat kartu–kartu mikrosilan dan sebagainya yang dipakai setiap saat untuk bahan petunjuk dan pembuktian.

2.3.2 Jenis - Jenis Arsip Diantaranya.

1. Arsip dinamis
2. Arsip statis
3. Arsip dinamis aktif
4. Arsip dinami in-aktif
5. Arsip sentral
6. Arsip unit
7. Arsip abadi

Dengan demikian arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang dapat diperlukan pada setiap organisasi dalam rangka perencanaan, pengembangan, perumusan, dan menentukan kebijakan untuk pengambilan keputusan.

2.4     Kartu Kendali

2.4.1    Pengertian Kartu Kendali

Menurut keputusan menteri dalam negeri Nomor 30 Tahun 1979

‘’Kartu kendali adalah lembaran isian untuk pencatatan penyampaian, penemuan kembali, di bedakan antara kartu kendali surat - surat masuk dan kendali surat – surat keluar.

1.        Penataan Kartu  Kendali Masuk

Setiap menyusun kartu kendali terlebih dulu dimasukan ke dalam folder kecil, setiap folder  terdiri dari satu masalah dan tab folder selalu beradadi ujung kanan, sehingga apabila disusun dengan sekatnya akan membentuk satu deretan tab yang tidak saling menutupi satu sama lain.

a.       Kartu Kendali Warna Putih (Lembar I)

1.      Kartu kendali warna putih disusun berdasarkan pola klasifikasi dengan mencantumkan kode dan masalahnya secara penuh.

2.      Penyimpanan folder kecil yang diisi kartu kendali diletakan dibelakang sekat dan disimpan secara tegak lurus.

b.      Kartu Kendali Warna Hijau (Lembar II)

1. Kartu kendali warna hijau dimasukan kedalam folder kecil, selanjutnya disusun secara sistematis berdasarkan instansi naskah dinas.

2. Susunannya sebagai berikut:

a.       Sekat pertama dengan tab warna merah ditulis nama induk instansi misalnya Lembaga Negara, Departemen. LPND Dan seterusnya.

b.      Sekat kedua debgan tab warna kuning yang disi dengan nama bagian dari induk instansi atau rincian dari kelompok tersebut:

Menteri dalam negeri dan sebagainya pada peringkat kedua untuk kelompok menteri-menteri, kabupaten Bandung, kabpaten garut pada peringkat kedua untuk kelompok instansi kabupaten/kota, dinas diknas, dinas kesehatan diletakan dibelakang/pada peringkat kedua untuk kelompok dinas.

c.       Sekat ketiga dengan tab warna hijau diisi sengan kode masalah sesuai dengan pola klasifikasi, namun cukup diisi dengan kode peringkat pertamanya, seperti 000, 100, 900.

1.    Tab pada folder kecil ditulis dengan urutan waktu (bulan, tahun)

2.    Satu folder digunakan untuk satu tahun atau lebih apabila masih dimungkinkan, karena penulisan dalam folder harus jelas sesuai butir diatas.

c.       Kartu Kendali Warna Kuning (Lembar III)

1. Kartu kendali warna kuning disusun berdasarkan urutan unit pengolah, karena kartu kendali warna kuning berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan naskah dinas masuk oleh unit pengolah.
2. Susunan sekatnya berbeda dengan susuna kartu kendali putih, yakni disusun dengan memperhatikan hierarki jabatan.
3. Tab pada folder diisi dengan urutan waktu bulan atau tahun sesuai debgan kebutuhan.

d.      Kartu Kendali Warna Merah.

1. Kartu kendali warna merah disimpan di unit pengolah dan cara penyususnannya dilakukan seperti menyusun kartu kendali warna putih di unit kearsipan

Tabel 2.1

Bagan proses pengurusan dan pengendalian surat masuk

UNIT  KEARSIPAN				UNIT  PENGOLAH
PENERIMA	PENGARAH	PENGENDALI	PENYIMPAN	TATA USAHA	PIMPINAN	PELAKSANA
		I   II	III	IV   IVIV   III   3   2   1   2   1	2   I	2   1

Sumber: Pedoman Sub bagian Umum Bapusipda Bandung.

2.        Pengendalian Surat Masuk

A.    Unit Kearsipan

a)      Penerima

·         Menerima naskah dinas yang disampaikan oleh pengantar pos telekomunikasi, caraka, dan perorangan.

·         Meneliti kebenaran alamat surat dinas, surat dinas yang salah alamat segera di kembalikan.

·         Membubuhkan paraf, mencantumkan nama, dan tanggal pada bukti penerimaan.

·         Mensortir surat dinas,untuk memisahkan surat – surat yang boleh di buka dan tidak boleh di buka.

·         Membuka sampul atau amplop surat masuk.

·         Membubuhkan paraf dan stempel.

b)      Pengarah

·         Menerima surat dari pengarah

·         Membaca atau meneliti surat untuk menemukan surat yang bersifat penting dan surat yang bersifat biasa serta untuk menentukan arah

·         Mencantumkan arahan unit pengolah pada sudut kanan atas

·         Menyampaikan surat dinas yang sudah di beri arahan kepada pengendali

·         Khusus untuk surat rahasia di arahkan oleh pimpinan unit kearsipan

B.     Pengendali

1.        Menerima naskah dinas dari pengarah

2.        Meneliti kebenaran arahan kode klasifikasi, indeks, dan mencatat ke dalam 4 lembar kartu kendali, untuk surat biasa di catat dalam lembar rangkap dua.

3.        Menyampaikan surat dinas beserta 2 lembnar kartu kendali, dan dua lembar pengantar untuk surat dinas biasa.

C.     Penyimpan

1.        Menyusun kartu kendali lembar ke-1 dalam kotak atau laci kendali berdasarkan urutan nomor kode.

2.        Menyusun kartu kendali lembar ke-1 dalam kotak atau laci kendali berdasarkan instansi dan menurut ukuran waktu.

3.        Menerima kartu kendali lembar ke-3 dari pengendali yang telah dikembalikan dari unit pengolah sebagai alat pengontrol bahwa surat dinas telah sampai pada unit pengolah dan telah di cek oleh pengendali.

4.        Menyusun kartu kendali lembar ke-1 dalam kotak atau laci kendali berdasarkan pengelempokan kode klasifikasi.

5.        Menerima arsip yang di kembalikan oleh unit pengolah.

3.      Unit Pengolah Tata Usaha.

A.        Penerima

a.       Menerima surat dinas dan kartu kendali lembar ke-3 dan ke-4 dari pengirim.

b.      Meneliti kebenaran pengarahan dan kelengkapan surat dinas.

c.       Memaraf kartu kendali lembar ke-3 dan ke-4 dan mengembalikan kartu kendali lembar ke-3 kepada penyimpan.

d.      Mempersiapkan 2 kartu disposisi kemudian mengisinya.

e.       Menerima surat dinas beserta 2 kartu disposisi.

f.       Mencatat lokasi arsip dalam kartu kendali

B.         Pimpinan

a.       Menerima surat dinas beserta 2 lembar kartun disposisi dari tata usaha unit pengolah.

b.      Meneliti surat dinas beserta kelengkapannya dan kartu disposisi yang di sampaikan tata usaha.

c.       Membubuhkan kartu disposisi pada kolom instruksi/informasi.

d.      Menyampaikan surat dinas berikut 2 kartu disposisi yang sudah didisposisi/diarahkan.

C.     Pelaksana

a.       Menerima surat dinas beserta 2 kartu disposisi dari tata usaha unit pengolah untuk memproses lebih lanjut.

b.      Meneliti surat dinas yang di sampaikan tata usaha.

c.       Memparaf 2 kartu disposisi sebagai tanda terima.

d.      Mengembalikan kartu disposisi lembar ke-2 kepada tata usaha unit pengolah.

e.       Menyimpan  dan menata kartu disposisi lembar ke-2 dari tata usaha unit pengolah disusun berdasarkan tanggal penyelesaian.